AI ช่วยเตรียมข้อมูลเอกสารสำหรับกระบวนการบัญชี
สำหรับทีมบัญชีที่รับใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้เข้ามาทุกวัน และยังคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีทีละใบ
จุดติดขัดที่อาจกระทบกระบวนการปิดงบ
ปิดงบต้องรอคีย์เอกสารให้ครบก่อน
ตราบใดที่ยังมีเอกสารค้างคีย์ ตัวเลขก็ยังไม่นิ่ง ทำให้งานปิดงบไปกระจุกอยู่ช่วงต้นเดือนทุกครั้ง
พิมพ์ผิดเจอตอนตรวจสอบย้อนหลัง
เลขที่ใบกำกับ เลขผู้เสียภาษี หรือยอด VAT ที่คีย์ผิด มักถูกพบตอนกระทบยอดหรือตอนตรวจสอบ ซึ่งแก้ย้อนหลังยากกว่าเดิม
เอกสารมาหลายรูปแบบจนทำมาตรฐานไม่ได้
ทั้งกระดาษ ไฟล์สแกน รูปถ่ายจากมือถือ และบางใบเขียนด้วยลายมือ ทำให้ตั้งกฎอัตโนมัติแบบเดิมไม่ได้
คนที่รู้ขั้นตอนมีอยู่ไม่กี่คน
เมื่อคนคีย์หลักลาหรือลาออก งานทั้งกองหยุดทันที เพราะความรู้อยู่ในตัวคนไม่ได้อยู่ในระบบ
ทำงานร่วมกับโปรแกรมบัญชีเดิม ไม่ต้องเปลี่ยนระบบ
ประเมินใบกำกับภาษีไทยทั้งพิมพ์และลายมือ
ดึงเลขที่เอกสาร วันที่ เลขผู้เสียภาษี ยอดก่อน VAT ยอด VAT และยอดรวม พร้อมคะแนนความมั่นใจรายช่อง
ตรวจ VAT และยอดรวมด้วยกฎบัญชี ไม่ใช่เดาจาก AI
คำนวณ VAT และยอดรวมด้วยตรรกะทางบัญชีเพื่อจับใบที่ตัวเลขไม่ลงตัว รวมถึงตรวจเอกสารซ้ำก่อนส่งเข้าหน้าตรวจทาน
คนตรวจทุกใบก่อนบันทึกเข้าโปรแกรมบัญชี
แสดงภาพเอกสารคู่กับข้อมูลที่อ่านได้ ให้แก้ไขได้ทันที และเก็บประวัติว่าใครแก้อะไรเมื่อไร เพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง
AI-OCR เทียบกับคีย์มือ และ OCR แบบเดิม
ตัวเลขด้านล่างขึ้นอยู่กับปริมาณและคุณภาพเอกสารของแต่ละองค์กร จึงต้องวัดกับเอกสารจริงก่อนสรุป
| หัวข้อ | คีย์มือ | OCR แบบเดิม | AI-OCR |
|---|---|---|---|
| เอกสารลายมือ | อ่านได้ แต่ช้าและเมื่อยล้า | มักอ่านไม่ออก ต้องคีย์เองอยู่ดี | อ่านได้ พร้อมคะแนนความมั่นใจรายช่อง |
| เอกสารรูปแบบใหม่ที่ไม่เคยเจอ | คนปรับตัวได้ทันที | ต้องตั้ง template ใหม่ทุกครั้ง | อ่านได้โดยไม่ต้องตั้ง template ต่อผู้ขาย |
| การตรวจ VAT และยอดรวม | ขึ้นกับความรอบคอบของคน | ไม่ตรวจ แค่แปลงเป็นข้อความ | ตรวจด้วยกฎบัญชีทุกใบ |
| ต้นทุนต่อเอกสาร | ค่าแรงต่อใบ เพิ่มตามปริมาณเสมอ | ต่ำ แต่ต้องคีย์ซ้ำเมื่ออ่านผิด | ค่าบริการรายเดือน ไม่ผูกกับจำนวนคน |
| ตรวจสอบย้อนหลัง | ต้องรื้อแฟ้มกระดาษ | มีไฟล์ แต่ไม่มีประวัติการแก้ไข | มีภาพต้นฉบับและประวัติการแก้ไขทุกครั้ง |
สำนักงานบัญชีในกรุงเทพฯ
สำนักงานรับเอกสารจากลูกค้าหลายรายในรูปแบบต่างกัน ทั้งกระดาษ ไฟล์สแกน และรูปถ่ายจากมือถือ ทีมต้องคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีทีละใบ ทำให้ปิดงบให้ลูกค้าไม่ทันช่วงต้นเดือน
รูปแบบงานที่วางให้คือ AI-OCR อ่านเอกสารเข้ามาก่อน แล้วคนตรวจเฉพาะช่องที่ระบบไม่มั่นใจ แทนการคีย์ใหม่ทั้งใบ ตัวเลขที่ลดได้จริงมาจากการจับเวลาก่อนเริ่มและหลังใช้งานของแต่ละที่ ไม่ใช่ตัวเลขกลางที่ใช้กับทุกองค์กร
ถ้าทีมของคุณตรงกับข้อเหล่านี้ คุยกันได้เลย
- รับใบกำกับภาษีหรือใบแจ้งหนี้เข้ามามากพอที่จะมีคนคีย์ประจำ
- ยังคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีด้วยมือเป็นหลัก
- ต้องการเก็บหลักฐานภาพเอกสารไว้ตรวจสอบย้อนหลัง
- ยอมรับได้ว่าต้องมีคนตรวจก่อนบันทึกจริง
เราจะบอกตรง ๆ ถ้ายังไม่คุ้มที่จะเริ่ม
- ต้องการให้ระบบบันทึกเข้าโปรแกรมบัญชีเองโดยไม่มีคนตรวจ
- เอกสารเข้าระบบผ่าน e-Tax Invoice ครบทุกใบอยู่แล้ว
- ปริมาณเอกสารน้อยจนคีย์เองเสร็จในไม่กี่ชั่วโมงต่อเดือน
คำถามที่ทีมบัญชีถามก่อนเริ่มเสมอ
รองรับใบกำกับภาษีที่เขียนด้วยลายมือไหม
ต้องประเมินจากตัวอย่างจริงก่อน เพราะผลขึ้นกับลายมือ คุณภาพภาพ และรูปแบบเอกสาร หากเหมาะสมจึงกำหนดฟิลด์ คะแนนความมั่นใจ และจุดตรวจทานโดยคนในขอบเขตงาน
ต้องเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ไหม
ไม่ต้อง ระบบทำงานก่อนขั้นตอนบันทึกบัญชี โดยส่งข้อมูลที่ตรวจทานแล้วเข้าโปรแกรมเดิมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการนำเข้าไฟล์หรือเชื่อมผ่าน API ตามที่โปรแกรมนั้นรองรับ
ข้อมูลลูกค้าปลอดภัยแค่ไหน
ระบบมีระยะเวลาเก็บไฟล์ตามที่แสดงในแบบฟอร์ม และสามารถกำหนดสิทธิ์เข้าถึงตามบทบาทได้ การใช้ผู้ให้บริการภายนอกและมาตรการข้อมูลต้องเป็นไปตามนโยบายและขอบเขตที่ตกลงสำหรับงานนั้น
เริ่มต้นใช้เวลานานแค่ไหน
ทีมงานจะแจ้งวิธีประเมิน คิว ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายหลังตรวจรูปแบบเอกสาร ส่วนการขึ้นใช้งานจริงขึ้นกับปริมาณเอกสาร ระบบบัญชี และขอบเขตที่ยืนยันร่วมกัน
ส่งใบกำกับภาษีจริง 10 ใบ แล้วดูว่าอ่านได้แม่นแค่ไหน
รวมถึงใบที่เขียนด้วยลายมือหรือถ่ายจากมือถือ ทีมงานจะแจ้งขอบเขต ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และแนวทางจัดการข้อมูลก่อนเริ่มประเมิน
